E-invoicing: elektronische facturen in de btw

De elektronische factuur bestaat in België al bijna tien jaar (sinds 2004), maar was in de eerste jaren niet echt succesvol. Verschillende reparaties aan de wet moesten daar verandering in brengen. Sinds januari vorig jaar (2013) geldt een nieuwe wettelijke regeling voor elektronische facturatie. Tijd dus om het wat en hoe van elektronisch factureren of ‘e-invoicing’ eens uit de doeken te doen.

Wanneer kan u e-invoicing gebruiken?

De keuze ligt bij de klant. Dit wil zeggen: enkel als de klant akkoord gaat mag u een e-factuur uitreiken. Zo niet, moet u een papieren factuur uitreiken.

Het akkoord van de klant kan ook stilzwijgend zijn. Hij moet dus niet uitdrukkelijk het gebruik van e-facturen aanvaarden.

Hoe een e-factuur uitreiken?

Elektronische facturen mogen in om het even welk elektronisch formaat opgesteld worden: ubl, xml, finvoice, maar ook pdf of word mogen worden gebruikt.

Eens de factuur in elektronische vorm is opgemaakt, moet ze ook in elektronische vorm uitgereikt worden. Ook dat kan op verschillende wijzen: een e-mail naar de klant met de factuur als bijlage, op een usb-stick, de mogelijkheid om de factuur via de website van de leverancier te downloaden, ... De klant moet dus de factuur ook elektronisch ontvangen: als u een factuur elektronisch opmaakt en vervolgens uitprint en aan de klant overhandigt/per post opstuurt, wordt die niet als elektronische factuur beschouwd.

U moet er als leverancier wel voor zorgen dat u kan bewijzen dat de e-factuur door de klant ontvangen werd (bv. via een mail met leesbevestiging).

Hoe de echtheid van de e-factuur garanderen?

Alle facturen (zowel papieren als elektronische) moeten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid kunnen garanderen.
Wat wil dit zeggen?

de identiteit van de uitreiker moet gewaarborgd zijn (authenticiteit van de herkomst); en

de inhoud van de factuur moet overeenstemmen met de werkelijkheid, zonder dat de gegevens kunnen worden veranderd (integriteit van de inhoud). 

Hoe de authenticiteit en de integriteit gewaarborgd worden, maakt niet uit. Dat kan bijvoorbeeld via een elektronische handtekening, door een watermerk aan te brengen op de factuur of door de factuur als pdf op te maken.

Hoe een e-factuur bewaren?

De e-facturen moeten zeven jaar bewaard worden. Facturen in verband met de aankoop/oprichting  van onroerende goederen moeten zelfs vijftien jaar bewaard worden.

De belastingplichtige heeft verschillende bewaarmethodes ter beschikking:

de facturen mogen online bewaard worden;

de facturen kunnen op een server geplaatst worden. Die server moet zich niet in België bevinden, maar moet wel vanuit België toegankelijk zijn;

de e-facturen mogen uitgeprint worden en op papier bewaard worden.

Nieuws

Weldra is het zover: de jaarlijkse nationale invuloefening. Hoewel veel posten al vooraf ingevuld zijn, blijft het toch een moeilijke opdracht. Fiscale regelingen worden afgeschaft, maar blijven doorlopen voor het verleden; er komen nieuwigheden bij en dat alles maakt de aangifte elk jaar ingewikkelder. Waar moet u dit jaar op letten?

Salariswagens kennen een bijzonder belastingstelsel op het vlak van btw. Een bijzonder ingewikkeld stelsel bovendien. Toen Covid-19 onze manier van werken overhoop haalde, kende de fiscus toleranties toe. Die worden in 2022 teruggedraaid, maar om dat mogelijk te maken, is een nieuwe tolerantie nodig.

Wie samen met een andere persoon eigenaar is van een onroerend goed kan een einde maken aan die mede-eigendom door uit onverdeeldheid te treden. Het verdeeldrecht bedraagt, afhankelijk van de ligging van het onroerend goed, 2,5% in Vlaanderen of 1% in de beide andere gewesten. Bent u echter mede-eigenaar, samen met uw eigen vennootschap, dan betaalt u een verkooprecht van 12% of 12,5%. Waarom is dat?