Aandachtspunten voor (genoteerde) vennootschappen bij de oproeping tot de algemene vergadering

Bij de oproeping tot de algemene vergadering moeten bepaalde voorschriften worden nageleefd. Voor genoteerde vennootschappen wijzigden op 1 januari 2012 de termijn, de wijze en de inhoud van de oproeping. Blijkbaar worden de nieuwe bepalingen (nog) niet volledig door de Belgische uitgevers (emittenten) van aandelen toegepast. De Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) vestigt de aandacht van de vennootschappen op deze wetsbepalingen in een aanbeveling. Ze verduidelijkt alles met enkele voorbeelden.

Rechten van aandeelhouders

Op 1 januari 2012 is de wet betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen in werking getreden. Vennootschappen waarvan de aandelen zijn toegelaten tot de verhandeling op een gereglementeerde markt (bv. NYSE Euronext Brussels) moeten sindsdien rekening houden met belangrijke nieuwigheden. Zo is de minimum oproepingstermijn voor algemene vergaderingen 30 dagen (i.p.v. 24). Wanneer op de eerste algemene vergadering het vereiste aanwezigheidsquorum niet wordt bereikt, blijft de termijn voor een nieuwe oproeping ten minste 17 dagen. Naast de publicatie in het Belgisch Staatsblad en in een nationaal verspreid blad, moet de oproeping ook gebeuren via de website van de vennootschap en in de media.

De algemene vergadering die eenmaal per jaar wordt bijeengeroepen, beslist over de goedkeuring van de jaarrekening. Wanneer uw boekhouding per kalenderjaar loopt, valt die jaarvergadering of statutaire algemene vergadering meestal in mei of in juni omdat ze moet plaatsvinden binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar. Volgende aanbevelingen komen dus zeker van pas.

Toelatingsvoorwaarden

Het verplichte systeem van de registratiedatum betekent dat een aandeelhouder slechts aan een algemene vergadering mag deelnemen en er zijn stemrecht mag uitoefenen op grond van de boekhoudkundige registratie van zijn aandelen op naam op de 14e dag vóór de algemene vergadering om 24 uur. De registratie moet gebeuren hetzij door een inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij door een inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of een vereffeningsinstelling, hetzij door voorlegging van de aandelen aan toonder aan een financiële tussenpersoon. Als de 14e dag voor de algemene vergadering geen werkdag is, moet u de aandeelhouder uitnodigen om de werkdag voordien contact op te nemen met zijn bankagentschap.
De oproeping tot de algemene vergadering moet een heldere en nauwkeurige beschrijving van de toelatingsformaliteiten bevatten, de vermelding van de registratiedatum en de mededeling dat alleen personen die op die datum aandeelhouder zijn, het recht hebben om deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering. Enkel de registratiedatum vermelden is dus niet voldoende.

De aandeelhouder moet ook uiterlijk op de 6e dag vóór de algemene vergadering aan de vennootschap zijn deelname aan de vergadering bevestigen.

Agenda aanvullen

Eén of meer aandeelhouders die samen minstens 3 % bezitten van het maatschappelijk kapitaal kunnen nu ook punten op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen. Die verzoeken kunnen tot 22 dagen voor de algemene vergadering schriftelijk worden ingediend. Uiterlijk 15 dagen voor de algemene vergadering maakt de vennootschap de aangevulde agenda bekend. Deze wettelijke termijnen of minstens de concrete datum moet worden vermeld. Ook het e-mailadres waarnaar de aandeelhouders hun verzoeken kunnen sturen, moet worden opgenomen.
Vermeld de oproeping alleen de termijn en het e-mailadres, dan moet worden meegedeeld dat meer informatie beschikbaar is op de website.

Vragen stellen

De oproepingen moeten informatie bevatten over het recht van de aandeelhouders om vragen te stellen tijdens de vergadering, dan wel schriftelijk vóór de vergadering (wat in sommige oproepingen niet wordt vermeld). De wettelijke termijn waarbinnen dit recht kan worden uitgeoefend (6 dagen) of minstens de concrete uiterste datum, en het e-mailadres waarnaar de
aandeelhouders hun verzoeken kunnen sturen, moet worden opgenomen.
De vermelding van de termijn en het e-mailadres kan volstaan, op voorwaarde dat wordt verduidelijkt dat meer gedetailleerde informatie terug te vinden is op uw website.

Volmacht

Bepaalde oproepingen bevatten geen informatie over de stemming bij volmacht. Maar de te volgende procedure om bij volmacht te stemmen, moet in detail worden toegelicht (bv. te gebruiken formulier, voorwaarden van elektronische kennisgevingen, termijnen).

Beschikbare stukken

De oproepingen vermelden post- en webadres waar bepaalde stukken kunnen worden verkregen, De emittenten moeten de belangrijkste bestanddelen van hun jaarlijks financieel verslag (zoals de jaarrekening, de geconsolideerde jaarrekening en de verslagen van de raad van bestuur en commissaris) op de dag van de publicatie van de oproeping, d.i. ten minste 30 dagen vóór de algemene vergadering, op hun website ter beschikking te stellen en op de maatschappelijke zetel ter beschikking houden van hun aandeelhouders.

Ook voor niet-genoteerde vennootschappen

Ook niet-genoteerde vennootschappen kunnen lessen trekken uit deze aanbevelingen in verband met de oproepingen tot de algemene vergadering. Samengevat kunnen we stellen dat het belangrijk is om in de oproeping informatie zo duidelijk mogelijk te formuleren en concrete datums van de termijnen te vermelden (dus niet of niet alleen de wettelijke termijnen). Bundel bovendien de praktische modaliteiten en gebruik titels om de oproeping vlotter leesbaar te maken. Vergeet ook geen e-mailadres op te nemen voor eventuele verzoeken van aandeelhouders.

Info: Aanbevelingen in verband met de oproepingen tot de algemene vergadering, FSMA 2013-06 dd. 27 februari 2013 

Nieuws

Sinds dit jaar kunt u kiezen om een hoger bedrag te pensioensparen, tot 1.230 euro. Als u daarvoor kiest, krijgt u relatief wel een lager voordeel. De vermindering zakt van 30 % tot 25 % van het gespaarde bedrag. U moet er dus wel goed over nadenken. En er uitdrukkelijk voor kiezen.

Een goederenvervoersdienst vindt normaal gezien plaats in het land waarin de ontvanger van de dienst gevestigd is. Als het vervoer volledig binnen BelgiŽ, of volledig buiten de EU plaatsvindt, geldt de use and enjoyment-regel. Dan is de plaats van de dienst, de plaats van het werkelijk gebruik.

Sinds 15 juli kunt u onbelast bijverdienen tot 6.130 euro per jaar, met een maximum van 510,83 euro per maand. Let op het gaat om bij-verdienen. Dit fiscaal gunstregime telt enkel voor wie al een hoofdberoep heeft, en voor gepensioneerden.