Nieuwe factureringsregels vanaf 1/1/2013.
Om de regels voor het opstellen van een factuur en de elektronische facturering tussen de lidstaten van de Europese Unie verder te harmoniseren heeft de ministerraad een Europese richtlijn omgezet in Belgische wetgeving. Deze wijzigingen zijn reeds van toepassing sinds 1 januari 2013.
Hierbij wordt even kort stilgestaan bij een aantal van de ingevoerde wijzigingen. Mocht u na het lezen nog vragen hebben, dan kan u steeds terecht bij uw dossierbeheerder.
1. De factuur moet voortaan in de regel opgesteld of uitgereikt zijn de vijftiende van de maand volgend op deze waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs.
Voorheen was dit de vijfde werkdag van de volgende maand.
Voorbeeld:
U levert goederen op 17/1/2013. U moet dan de factuur opstellen uiterlijk op 15/2/2013. Deze factuur dient u op te nemen in de BTW-aangifte van januari (in te dienen voor 20/2/2013) of van het eerste kwartaal (in te dienen voor 20/4/2013).
2. Volgende wijzigingen hebben betrekking op de verplichte factuurvermeldingen.
- Indien de heffing van de BTW wordt verlegd naar de medecontractant dient u enkel "BTW verlegd" te vermelden. Dit is een vereenvoudiging ten op zichte van vroeger. U moet niet meer verwijzen naar enige wettelijke bepaling.
- Wanneer de factuur niet wordt uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter, maar door hun medecontractant, dient op de factuur "factuur uitgereikt door de afnemer" vermeld te worden.
- Indien een bijzondere bepaling inzake BTW toegepast wordt (bijvoorbeeld voor kunstvoorwerpen) moet u de benaming van die bijzondere regeling vermelden (vb. "Bijzondere regeling - kunstvoorwerpen").
- Bij toepassing van een vrijstelling van BTW dient niet meer specifiek het wetsartikel vermeld te worden dat in de vrijstelling voorziet. Enige andere vermelding dat de handeling is vrijgesteld is voldoende. Belangrijk is dat uit de factuur de reden van de ingeroepen vrijstelling blijkt (vb. "Vrijstelling wegens uitvoer").
Wij willen jullie er nog aan herinneren dat op de factuur naast de datum van uitreiken van de factuur ook de datum vermeld moet worden waarop de levering of de dienst plaatsvond en/of de datum van de ontvangst van (een deel van) de prijs, voor zover die datum verschilt van de datum van uitreiking van de factuur. Deze verplichting is niet nieuw maar wordt nogal eens vergeten.
3. De elektronische en de papieren factuur zijn voortaan evenwaardig (op voorwaarde dat ze alle verplichtingen bevatten).
Let op: de elektronisch ontvangen factuur moet steeds op papier kunnen afgedrukt worden door de klant.
De klant moet in principe aanvaarden om zijn facturen via elektronische weg te ontvangen maar die aanvaarding kan ook stilzwijgend gebeuren door bv. de inboeking, betaling van de factuur.
De belastingplichtige zal steeds de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de facturen moeten kunnen waarborgen gedurende de bewaartermijn (7 jaar). Dit geldt trouwens tevens voor de papieren facturen.
Inzake de bewaring van de facturen kan men opteren voor elektronische bewaring of papieren bewaring, ongeacht de manier waarop de factuur werd ontvangen.
Vanaf 2013 is het vereist dat u alle relevante gegevens zoals bestelbons, leverbons, betalingsgegevens en alle andere documenten die de echtheid van de transactie kunnen aantonen goed bewaart. Uw klant zal dit zeker ook doen om de BTW op uw factuur te kunnen recupereren.
4. Facturen moeten voortaan opgesteld worden volgens de regels van de EU-lidstaat waar de levering of de dienst plaatsvindt.
Bij grensoverschrijdende handelingen, indien de heffing van de BTW verlegd wordt naar de medecontractant of indien de handeling niet belastbaar is in de EU, gelden de facturatieregels van de lidstaat waar de leverancier of de dienstverrichter is gevestigd.
5. De nieuwe regeling voor voorschotfacturen.
Met betrekking tot het uitreiken van voorschotfacturen zal vanaf 1/1/2014 een nieuwe regeling in werking treden.
Vooralsnog mag u wat betreft voorschotfacturen de oude regeling verder toepassen. U mag met andere woorden alle voorschotfacturen dit jaar nog onmiddellijk opnemen in uw BTW-aangifte, ongeacht of ze al betaald werden en/of u ze al betaald heeft.
FoedererDFK België
